TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL.

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL.

La ley 594 de 2000 habla en el Artículo 24. Obligatoriedad de las tablas de retención. Será obligatorio para las entidades del Estado elaborar y adoptar las respectivas tablas de retención documental.

http://www.youtube.com/watch?v=REUk8Jlxj4g

ACUERDO No. 039 (Octubre 31 de 2002), Por el cual se regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de las Tablas de Retención Documental en desarrollo del Artículo 24 de la Ley 594 de 2000.

http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=2014

ACUERDO No. 060 (30 de octubre de 2001).

Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas

ARTÍCULO CUARTO: Firmas responsables: Toda entidad debe establecer en los manuales de procedimientos los cargos de los funcionarios autorizados para firmar la documentación con destino interno y externo que genere la institución. Las unidades de correspondencia velarán por el estricto cumplimiento de estas disposiciones, radicando solamente los documentos que cumplan con lo establecido.

¿Qué es la tabla de retención documental?

Es el listado de series con sus correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por las unidades administrativas de una entidad, en cumplimiento de sus funciones, a las cuales se les asigna el tiempo de permanencia en cada fase de archivo.

Las Tablas de Retención Documental son el instrumento archivístico esencial que permite la normalización de la gestión documental, la racionalización de la producción documental y la institucionalización del ciclo vital de los documentos en los archivos de gestión, central, e histórico de las entidades

INSTRUCTIVO PARA T.R.D

Entidad productora: debe colocarse el nombre completo o razón social de la entidad que produce los documentos.

Oficina productora: debe colocarse el nombre de dependencia que produce y conserva la documentación producida en ejercicios de sus funciones.

Hoja _ de _: En el primer espacio se asigna  el número que identifica cada hoja, El segundo corresponde al número total de hojas diligenciadas

CODIGO: Este nos indica el número de  la respectivaserie y subserie de acuerdo al cuadro de clasificación general. Del municipio de barquitas

Serie y Tipos Documentales: Debe anotarse el nombre asignado al conjunto de unidades documentales que trata de un mismo tema, realizados por una oficina productora en sus funciones administrativas.

Retención: En columna encontramos 2 columnas menores las cuales presentan los tiempos de Archivo de Gestión (AG), Archivo Central (AC)